Canal de Dénonciation

1. OBJECT

La présente politique encadre et réglemente la réception, l’enregistrement et le traitement des communications de certains dénonciateurs liés à NCP – Fabrico de Produtos Metálicos, S.A. (« NCP ») concernant des violations des règles qui auraient été commises au sein de l’entreprise.

2. SCOPE

2.1. Aux fins de la présente politique, on entend par violations les actes et omissions, volontaires ou négligents, prévus et décrits à l’article 2, n° 1, de la loi n° 93/2021, du 20 décembre, ainsi qu’à l’article 3 du décret-loi n° 109-E/2021, du 9 décembre, notamment dans les domaines suivants: 

(a) Les marchés publics; 

(b) Les services, produits et marchés financiers et la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme; 

(c) Sécurité et conformité des produits; 

(d) Sécurité des transports; 

(e) La protection de l’environnement; 

(f) Sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux; 

(g) La santé publique; 

(h) Protection des consommateurs; 

(i) Protection de la vie privée et des données personnelles et sécurité des réseaux et des systèmes d’information; 

(j) La fraude aux intérêts financiers de l’UE; 

(k) Violation des règles de concurrence et aides d’État; 

(l) Criminalité organisée et économique-financière; 

(m) Actes de corruption et infractions connexes (par exemple, pots-de-vin, blanchiment d’argent, trafic d’influence, fraude); 

(n) Harcèlement; 

(o) Discrimination; 

(p) Tout autre acte qui, bien que non inclus dans les paragraphes précédents, peut constituer une violation des règles de conduite du PCN, ainsi que de toute règle prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit national applicable dans les pays où le PCN exerce ses activités.

2.2. Aux fins de la présente Politique, les violations qui peuvent être incluses dans les paragraphes précédents sont considérées comme capables d’être signalées. 

2.3. Le rapport peut faire état violations commises, en voie de l’être ou raisonnablement prévisibles, ainsi que de tentatives de dissimulation de ces infractions.

3. PRIORITÉ DU SIGNALEMENT INTERNE ET INTERDICTION DU SIGNALEMENT EXTERNE ET DE LA DIVULGATION PUBLIQUE

3.1. Compte tenu de l’existence d’un canal de signalement interne, le dénonciateur ne peut pas préalablement recourir à des canaux de signalement externes ou à la divulgation publique d’une violation, sauf dans les cas visés à l’article 7(2) et (3) de la loi n° 93/2021, du 20 décembre.

3.2. Sans préjudice du paragraphe précédent, la présente Politique n’exclut ni ne remplace l’obligation de dénonciation dans les cas et selon les modalités déterminés par le droit pénal et le droit de la procédure pénale.

3.3. L’auteur de signalement qui, en dehors des cas prévus par la loi, divulgue publiquement une irrégularité ou la fait connaître à un média ou à un journaliste, ne bénéficie pas de la protection conférée par la loi et par la présente politique.

4. AUTEURS DE SIGNALEMENT

4.1. Aux fins de la présente Politique, un auteur de signalement est toute personne qui, de bonne foi, signale une violation concernant la NCP ou les sociétés composant le groupe de la NCP, sur la base d’informations obtenues dans le cadre de son activité professionnelle, indépendamment de la nature ou du secteur de cette activité (même si ces informations ont été obtenues dans le cadre d’une relation professionnelle interrompue entre-temps, ou pendant le processus de recrutement ou pendant une autre phase de négociation précontractuelle d’une relation professionnelle existante ou non). 

4.2. Les auteurs de signalement peuvent être notamment: (i) les employés, (ii) les bénévoles, les stagiaires, les prestataires de services, les contractants, les sous-traitants et les fournisseurs, qu’ils soient rémunérés ou non, ainsi que toute personne agissant sous leur direction ou leur supervision et (iii) les actionnaires, les membres des organes de gestion et de surveillance de la NCP.

5. L’ANONYMAT DU DÉNONCIATEUR

Lorsque il le demande, l’auteur du signalement aura la possibilité de signaler la violation de manière à préserver son anonymat, ce qui n’empêche pas l’auteur du signalement d’être contacté afin d’obtenir des informations utiles à l’établissement des faits.

6. CANAUX INTERNES DE DÉNONCIATIONS

6.1. Les dénonciations de violations peuvent être faits verbalement ou par écrit, en personne ou en réunion, et doivent être faits dès que possible. 

6.2. Les dénonciations de violations peuvent être transmis par l’un des canaux internes suivants, à la discrétion de l’auteur de la dénonciation: 

(a) Par e-mail à denuncias@ncpmetal.com; 

(b) Par lettre adressée à NCP – RH – Confidential, envoyée à l’adresse postale Zona Industrial de Oiã, Rua do Caminho Branco, nº3. Apartado 104 3770-908 Oiã – Aveiro Portugal, avec la mention expresse “confidentiel” ; 

(c) Verbalement ou lors d’une réunion avec le responsable du département des ressources humaines de la NCP. 

6.3. Les dénonciations de violations doivent avoir le contenu et les caractéristiques suivants: 

(a) Identification de l’auteur de la dénonciation (nom complet et coordonnées, sauf si vous souhaitez faire le rapport de manière anonyme) et du dénonciateur, si vous en avez connaissance; 

(b) Description des faits dénoncés; 

(c) Justification, éléments et niveau de détail nécessaires à son évaluation; 

(d) Les documents qui servent de base à la dénonciation de violation, le cas échéant, bien que la preuve ne soit pas requise. 

6.4. Le registre des dénonciations reçues est tenu à jour en permanence. 

6.5. Suite à la dénonciation, les actions internes appropriées seront prises pour évaluer la violation dénoncée. 

6.6. Dès réception de la dénonciation, si un contact est fourni, l’auteur de la dénonciation recevra un accusé de réception dans les sept jours suivant la date de réception et sera également informé des exigences, de la forme et de la recevabilité de la plainte externe, aux termes de la loi, ainsi que des autorités compétentes pour la recevoir. 

6.7. Après avoir été enregistrées, les dénonciations font l’objet d’une analyse préliminaire afin de certifier son degré de crédibilité, le caractère irrégulier et/ou illicite du comportement dénoncé, la faisabilité de l’enquête et l’identification des personnes impliquées ou ayant connaissance des faits pertinents, et qui doivent donc être interrogées. 

6.8. Le rapport d’analyse préliminaire se conclura par la poursuite ou la clôture de l’enquête. 

6.9. Si le contenu de la dénonciation est considéré comme infondé, abusif, contient des informations manifestement erronées ou trompeuses, ou a été fait dans l’unique intention de nuire à une autre personne, la dénonciation sera classée et un résumé des motifs sera communiqué à l’auteur (sauf s’il ne s’est pas identifié) et, le cas échéant, aux termes de la loi, la destruction immédiate des données personnelles concernées, le traitement statistique et les informations sur cette clôture.

6.10. S’il est considéré que le contenu de la dénonciation est cohérent, plausible et crédible et que les faits rapportés sont susceptibles de constituer une violation aux termes de la présente Politique, un processus d’enquête sera initié, mené et supervisé par l’entité compétente en fonction du sujet rapporté. 

6.11. Il peut être demandé à l’auteur de la dénonciation de fournir des informations supplémentaires au cours de l’enquête. 

6.12. L’organe, le comité ou la personne responsable du traitement des dénonciations peut, chaque fois qu’il le juge nécessaire, se faire assister par d’autres personnes internes ou externes, à savoir des auditeurs externes ou d’autres experts pour aider à l’enquête, notamment lorsque les questions en cause le justifient. Ces personnes sont également liées par le devoir de confidentialité prévu par la présente Politique. 

6.13. Chaque fois que cela est jugé nécessaire pour l’application des dispositions prévues dans la présente Politique, toute personne dont l’interrogatoire est pertinent pour l’enquête sur la dénonciation peut être interrogée. 

6.14. Une fois la phase d’enquête prévue au paragraphe 6.10. terminée, un rapport final sera rédigé avec une analyse de la dénonciation, une description des actions internes entreprises, les faits constatés lors de l’enquête, les conclusions, et la décision respective dûment motivée sera présentée. Ce rapport doit également indiquer toutes les mesures adoptées (ou à adopter) pour atténuer le risque identifié et empêcher la répétition des infractions signalées. 

6.15. Si cela est jugé nécessaire et approprié, notamment en fonction du type et de la nature de la violation, elle sera signalée aux autorités compétentes, notamment celles énumérées au paragraphe 1 de l’article 12 de la loi n° 93/2021, du 20 décembre. 

6.16. Dans le cadre de la dénonciation interne, des informations seront transmises à l’auteur, dans la mesure où la loi le permet, sur le suivi de la dénonciation. 

6.17. Sans préjudice des dispositions du point suivant, les mesures prévues ou adoptées pour donner suite à la dénonciation et les motifs respectifs seront communiqués à son auteur dans un délai maximum de trois mois après l’envoi de l’accusé de réception visé ci-dessus (ce délai peut être porté à six mois, en fonction de la complexité de la plainte). 

6.18. L’auteur de la dénonciation peut demander que le résultat de l’analyse de la plainte soit communiqué dans les 15 jours de sa conclusion. 

7. LES CONDITIONS DE PROTECTION AUTEURS DES DÉNONCIATIONS ET DES TIERS

Les personnes suivantes bénéficieront des conditions de protection des auteurs des dénonciations établies dans la présente Politique: 

(a) L’auteur de la dénonciation qui, de bonne foi, et ayant des raisons sérieuses de croire que l’information est, au moment de la dénonciation ou de la divulgation publique, vraie, dénonce ou divulgue publiquement une irrégularité dans les conditions prévues par la Politique; 

(b) L’auteur de la dénonciation anonyme qui est identifié par la suite, à condition qu’il remplisse les conditions énoncées au paragraphe précédent;

(c) L’auteur de la dénonciation qui effectue un signalement externe sans respecter les règles de priorité légales pour le signalement interne, ne bénéficie de la protection offerte par la Politique que si, au moment où il effectue le signalement, il ignorait de manière irréprochable ces règles; 

(d) La personne physique qui assiste l’auteur de la dénonciation dans la procédure de dénonciation et dont l’assistance doit être confidentielle, y compris les représentants syndicaux ou les représentants des travailleurs; 

(e) Les tiers liés à l’auteur de la dénonciation, tels que les collègues de travail ou les membres de la famille, qui peuvent être la cible de représailles dans un contexte professionnel ; et 

(f) Les personnes morales ou entités similaires qui sont détenues ou contrôlées par l’auteur de la dénonciation, pour lesquelles l’auteur de la dénonciation travaille ou avec lesquelles il est autrement lié dans un contexte professionnel. 

8. CONFIDENTIALITÉ

8.1. Toute dénonciation de violation présumée couverte par la présente Politique sera traitée de manière confidentielle et toutes les personnes ayant accès aux informations contenues dans les processus d’enquête sur les irrégularités présumées sont tenues de les garder confidentielles. 

8.2. Les canaux de dénonciation établis dans la présente Politique garantissent notamment la confidentialité de l’identité de l’auteur, ainsi que de toutes les informations qui, directement ou indirectement, permettent de déduire l’identité de l’auteur, et des tiers mentionnés dans la dénonciation. 

8.3. Les informations visées aux paragraphes précédents sont d’accès restreint aux personnes chargées de la réception et du suivi des plaintes reçues. 

8.4. L’obligation de confidentialité visée aux paragraphes précédents s’étend à toute personne qui, même indûment, a reçu des informations sur un auteur de dénonciation, même si elle n’est pas chargée de les recevoir et de les traiter. 

8.5. L’identité de l’ auteur de dénonciation ne peut être divulguée qu’en application d’une obligation légale ou d’une décision judiciaire, précédée d’une communication écrite à l’auteur, indiquant les raisons de la divulgation, à moins que la fourniture de cette information ne compromette les enquêtes ou les procédures judiciaires correspondantes. 

9. INTERDICTION DE REPRÉSAILLES

9.1. La NCP interdit tout acte de représailles pour des dénonciations de bonne foi et prend des mesures pour protéger les auteurs des dénonciations de tout acte, motivé par un rapport, qui les affecte négativement. 

9.2. Sont considérés comme des actes de représailles la menace, la tentative, l’acte ou l’omission effective qui, directement ou indirectement, intervenant dans un contexte professionnel et motivé par une dénonciation interne ou externe ou une divulgation publique, cause ou peut causer au dénonciateur, de manière injustifiée, un préjudice pécuniaire ou non pécuniaire, dont voici quelques exemples:

(a) Modifications des conditions de travail, telles que les fonctions, les horaires, le lieu de travail ou la rémunération, la non-promotion de l’employé ou la violation des obligations professionnelles; 

(b) Suspension de l’emploi; 

(c) Une évaluation négative du rendement ou une référence négative à des fins d’emploi; 

(d) L’absence de transformation d’un contrat de travail à durée déterminée en un contrat à durée indéterminée, lorsque le travailleur avait une confiance légitime dans cette transformation; 

(e) Le non-renouvellement d’un contrat de travail à durée déterminée; 

(f) Licenciement; 

(g) Inscription sur une liste, sur la base d’un accord sectoriel, qui peut conduire le plaignant à ne pas pouvoir trouver d’emploi futur dans le secteur ou l’industrie concernés; 

(h) Résiliation d’un contrat de fourniture ou de service. 

9.3. Les actes de représailles sont présumés avoir été commis s’ils surviennent dans les 2 ans suivant la dénonciation interne ou externe ou la divulgation publique, sauf preuve du contraire. 

9.4. L’interdiction de représailles s’étend, outre le dénonciateur, aux personnes visées aux paragraphes (d), (e) et (f) de l’article 7. 

9.5. La pratique d’actes de représailles, ainsi que les menaces ou tentatives, constituent une infraction grave qui peut entraîner l’application des mesures disciplinaires correspondantes, sans préjudice de la responsabilité civile et/ou pénale qui pourrait éventuellement incomber à l’auteur de ces pratiques. 

10. ENREGISTREMENT ET STOCKAGE DES DONNÉES

10.1. Les données personnelles collectées dans le champ d’application de cette Politique seront traitées par la NCP, qui est l’entité responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données. 

10.2. Le traitement des informations communiquées en vertu de la présente Politique vise à recevoir et à suivre les rapports soumis au canal de notification interne, et le traitement est effectué sur la base des motifs juridiques suivants: 

(a) Respect des obligations légales imposées à la NCP, notamment en ce qui concerne la mise en place obligatoire d’un canal de dénonciation, selon les termes établis dans la loi n° 93/2021 du 20 décembre; 

(b) La poursuite des intérêts légitimes de la NCP, y compris la connaissance et la prévention des irrégularités survenant au sein de la NCP; 

(c) Consentement de l’auteur de la dénonciation qui choisit de s’identifier au canal de dénonciation.

10.3. Dans ce cadre, les auteurs des dénonciations sont assurés du droit d’accès, de rectification (des données inexactes, incomplètes ou équivoques) et de suppression des données qu’ils ont signalées, sauf si elles sont contraires aux droits en vigueur, par les moyens de communication prévus à l’article suivant. 

10.4. Les auteurs des dénonciations sont également assurés du droit d’accéder à l’information sur les faits rapportés les concernant, à moins qu’ils ne contestent les droits dominants. 

10.5. Les informations relatives aux dénonciations reçues par la NCP seront enregistrées et conservées, au moins pendant une période de cinq ans et indépendamment de cette période, dans les cas suivants: 

(a) Pendant la durée et jusqu’à la conclusion de la procédure judiciaire ou délictuelle concernant la dénonciation; ou 

(b) En vertu d’une obligation légale ou réglementaire contraire. 

11. RESPONSABILITÉ DE L’AUTEUR DE LA VIOLATION

11.1. L’auteur de la dénonciation dénonciateur ne peut être tenu pour responsable sur le plan disciplinaire, civil, délictuel ou pénal pour avoir signalé ou divulgué publiquement une violation commise conformément à la présente Politique, ni pour avoir obtenu ou eu accès aux informations qui ont motivé le rapport ou la divulgation publique, à condition que cette obtention ou cet accès ne constitue pas une infraction pénale autonome. 

11.2. Sans préjudice des dispositions du paragraphe précédent, le comportement de ceux qui signalent des preuves de violations avec une fausseté ou une mauvaise foi manifeste, ainsi que le non-respect du devoir de confidentialité associé au signalement, constituent une infraction susceptible de faire l’objet, le cas échéant, d’une sanction disciplinaire ou d’une pénalité/résolution contractuelle, appropriée et proportionnelle à l’infraction, sans préjudice de la responsabilité civile et/ou pénale qui pourrait incomber à l’auteur d’un tel comportement. 

12. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente Politique entre en vigueur à la date de sa publication.